Adatszolgáltatás a szamlázószoftverek és a NAV között

data-code-digital-computer-matrix-footage-009868773_prevstill.jpeg

Ha követed blogunkat számos információt megtudhattál arról, mi is ez a KOBAK, azaz a Külső Online Bejelentő és Adatszolgáltatási Keretrendszer, mikortól lesz érvényben és melyik számlákat kell bejelenteni a NAV-odalán. Most részletesebben az adatszolgáltatásról szeretnénk néhány hasznos tudnivalót megosztani a számlázószoftverek és a NAV között. Az adatszolgáltatás a 100.000 forint ÁFA tartalmú számláknál, vagy számlával egy tekintet alá eső okiratokra (sztornó, vagy helyesbítő számlánál) kötelező. A számlán szereplő vevőnek magyar adóalanynak kell lennie.

A KOBAK rendszerbe alapvetően a szoftverfejlesztőknek kell regisztrálniuk a számlázó szoftvert, ők tudják ellenőrizni, hogy az általuk elkészített .xml fájl megfelel-e az előírásoknak. A legtöbb szoftverfejlesztő vállalja, hogy kiegészíti az általa fejlesztett terméket az azonnali adatszolgáltatási funkcióval. A NAV oldalára azonban nemcsak a fejlesztőknek, hanem a cég tulajdonosának, vagy a megbízott személynek is regisztrálnia kell. Regisztrálás után oszthatók ki a felhasználók jogai. A regisztráló felhasználónak érvényes Ügyfélkapu hozzáféréssel kell rendelkeznie. Az információáramlás a rendszerek között adószám alapon működik. Ez azt jelenti, hogyha több cég tulajdonosa vagy, az összes céget adószámonként kell regisztrálnod a NAV-oldalán, mivel minden cégnek csak egy adószáma van. A regisztráció utáni lépés a technikai felhasználó létrehozása. Ezzel egy virtuális user-t hozunk létre, amely az adatszolgáltatás teljesítéséhez fontos, tehát itt nem egy valós személy adatairól van szó. A technikai felhasználó mellé kapunk még egy aláíró kulcsot és egy cserekulcsot is.

Fontos, hogy zökkenőmentes legyen a kommunikáció a rendszerek között, ezért érdemes minden törvényi követelménynek megfelelő számlázóprogramot választani.

Az adatszolgáltatást négy pontban lehet összefoglalni:

1. A beküldésre szánt számlaadatok előállítása.
2. Az adatszolgáltatás teljesítéséhez használatos egyszeri jegy (token) igénylése az adóhatóságtól.
3. Az adóhatóságtól érkező válasz feldolgozása, a token és érvényességének tárolása.
4. A NAV által meghatározott séma szerint az előállított számla beküldése.

Minden egyes számlázóprogramhoz minimum egy technikai felhasználót kell igényelni, amely a már korábban említett a REST API-n keresztül történő adatszolgáltatáshoz szükséges user. Technikai felhasználót az elsődleges, vagy a másodlagos felhasználó tud igényelni.

Elsődleges felhasználó:

Az Adózó törvényes képviselője vagy állandó meghatalmazottja, jogosult az Adózó regisztrálására és ezen felül is teljes körű jogosultsággal rendelkezik. Ez alól csak a REST API-n keresztüli adatszolgáltatás a kivétel, mely az elsődleges felhasználó által létrehozott technikai felhasználóval teljesíthető. Minden feltöltött számlát lát, de nem tud adatot módosítani.

Másodlagos felhasználó:

Létrehozhat technikai felhasználókat és meghatározhatja a technikai felhasználók jogosultságát és hozzáféréseit.

A számlázószoftverrel rendelkező cégeknek sokkal könnyebb dolga van az automatikus, szoftveres kommunikáció miatt, de felmerül a kérdés mi van azokkal az adózókkal, akik számlatömböt használnak? Nekik a számlatömb kiállításától számítva öt napon belül kell rögzítenie egyesével a számlatételeket a NAV-oldalán, ami sok adminisztrációs terhet fog jelenteni a vállalkozóknak.